全宗卷规范（DAT12-2012）

全宗卷概念

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

全宗卷整理要求

编制页码

（1）全宗卷需编写页码，卷内文件一般应以件为单位编制页码。

（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。

（3）卷内文件已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

盖章要求

1.归档章位置：归档文件应在首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

2.归档章样式：归档章采用国标样式，颜色为黑色，应包括全宗号、类号、件号。上下两层，共六格，每格长度为20mm，宽度为10mm。

3.归档章内容：

（1）全宗号：填写文件所属全宗代码。

（2）类号：填写全宗卷内容的分类号：

01全宗介绍类

02档案工作制度类

03档案收集类

04档案利用类

05档案统计类

06档案鉴定类

07档案信息化建设类

（3）件号：填写文件的排列顺序号。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

盒内纸质文件要求

归档文件目录应打印纸质目录，放在档案盒内首页。纸质归档文件目录应包括类目名称、件号、责任者、文件题名、日期、载体类型和备注。

（1）类目名称：填写全宗卷的内容分类，包括01全宗介绍类、02档案工作制度类、03档案收集类、04档案利用类、05档案统计类、06档案鉴定类、07档案信息化建设类。

（2）件号：填写归档文件顺序号。

（3）责任者：填写制发文件的单位或部门，即文件的发文单位或落款名称。

（4）文件题名：即文件标题，一般写在文首位置，用以表达中心内容和形式特征。没有标题、标题无法区分同名文件或标题没有概括文件主要内容的，应自拟标题，外加“［］”号，附于原题名之后。

（5）日期：文件的形成时间，文件有多个日期的，以最新日期为准。以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20200727。无法确定准确日期，可填写年月或年，如：202007或2020。

（6）备注：应填写注释文件需说明的情况。

纸质文件各类内容整理要求及注意点

1.全宗介绍类：立档单位构成，单位简介、组织架构、董事会、资质荣誉、发展历程、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

2.档案工作制度类：需要贯彻执行的国家、华润置地、上级单位和本单位制定的档案工作规章制度，文件材料归档范围表等。

注意点：

目录中总部相关制度无需每项进行罗列，可汇总为一条目录；城市公司相关制度应在目录中逐条写明并及时更新。

3.档案收集类：档案移交清册及相关案卷目录、文件目录等，建设工程竣工档案验收申请表及相关竣工档案编制说明、案卷目录、卷内文件目录等。

注意点：

（1）移交清册空白行需画斜线处理。

（2）移交清册中移交部门及接收部门均需签字确认。

（3）竣工档案编制说明需加盖建设单位公章。

4.档案利用类：档案利用申请、档案利用登记表、档案利用效果反馈表、档案编研成果等。

5.档案统计类：档案人员情况统计表、档案库房设备情况统计表、档案利用情况统计表、室藏档案数量统计表、档案收进登记表、档案移出登记表等。

6.档案鉴定类：档案或不归档文件资料鉴定销毁形成的报告、请示及批复，销毁处置档案资料的清册、目录等。

7.档案信息化建设类：档案管理系统操作手册、系统建设相关文件材料，各类信息系统数据归档相关文件材料等。

文件装订要求

归档文件一般以件为单位装订，装订前需去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。幅面过大的文件，应折叠成A4幅面装订。

装订材料：厚度小于1厘米的文件宜采用不锈钢钉装订，厚度大于1厘米的文件宜采用“三孔一线”装订。

装订位置：采用不锈钢钉装订，宜装订在文件左上角空白处或文件左侧空白处；采用“三孔一线”装订方式，宜装订在左侧空白处，装订应牢固，不压字、不倒页、不损页，保持文件平整。

装盒要求

脊背填写全宗号及全宗名称

封面填写全宗号、盒号及全宗名称

备考表印制在卷盒内底面，项目包括盒内文件情况说明、立卷人（整理人）、检查人和日期等。

①盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

②立卷人：填写本盒档案实际整理人的姓名。

③检查人：填写负责审核档案整理质量的人名姓名。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

附件：全宗卷规范（DAT12-2012）

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